E-Rechnungspflicht: prüfen Sie in vier Fragen, was für Sie gilt
Die meisten Unternehmen schauen auf 2027 und übersehen dabei, dass ein Teil der Regelung längst gilt. Dieser Check trennt beides sauber: was Sie heute schon können müssen und ab wann Sie selbst E-Rechnungen ausstellen müssen. Jede Angabe mit Datum der Prüfung und Verweis auf die Primärquelle.
Der Punkt, der am häufigsten untergeht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für diese Pflicht gibt es keine Übergangsfrist und keine Umsatzgrenze. Die vielzitierten Fristen 2027 und 2028 betreffen ausschließlich das Ausstellen.
Gilt die E-Rechnungspflicht schon für Sie?
Vier Fragen. Das Ergebnis zeigt, ab wann Sie E-Rechnungen ausstellen müssen — und dass die Pflicht, sie zu empfangen, bereits seit dem 1. Januar 2025 gilt.
Die Fristen im Überblick
Die Staffelung ergibt sich aus § 27 Abs. 38 UStG. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr — nicht der Umsatz des Empfängers und nicht der Betrag der einzelnen Rechnung.
| Wen es betrifft | Pflicht ab | Übergangsregelung bis |
|---|---|---|
| Alle inländischen Unternehmen — Empfang | 01.01.2025 | keine |
| Umsatz über 800.000 € — Ausstellung | 01.01.2027 | 31.12.2026 |
| Alle übrigen Unternehmen — Ausstellung | 01.01.2028 | 31.12.2027 |
| Kleinunternehmer nach § 19 UStG — Ausstellung | dauerhaft befreit (§ 34a UStDV) | — |
Während der Übergangsregelung darf weiterhin auf Papier abgerechnet werden. Ein anderes elektronisches Format — etwa ein einfaches PDF — setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. Diese Zustimmung ist formfrei und kann auch stillschweigend erfolgen. Details dazu in der Übersicht zur E-Rechnungspflicht.
Software und Programme für die E-Rechnung
Ein eigenes staatliches Portal für den B2B-Bereich gibt es in Deutschland nicht. Die Bundesportale ZRE und OZG-RE gelten nur für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Wer im B2B-Bereich E-Rechnungen erstellen oder empfangen will, braucht also eine Software — oder einen der kostenlosen Tarife kommerzieller Anbieter.
Beim Vergleich von Programmen für E-Rechnungen lohnt eine Unterscheidung, die die meisten Übersichten unterschlagen: Erstellen und Empfangen sind zwei verschiedene Funktionen, und sie liegen nicht zwangsläufig im selben Tarif. Wer nur die seit 2025 geltende Empfangspflicht erfüllen muss, braucht unter Umständen ein ganz anderes — oft günstigeres — Paket als jemand, der ab 2027 selbst ausstellen muss.
Anbieter mit geprüftem kostenlosem Tarif
Für sehr kleine Rechnungsvolumina ist die ehrliche Antwort oft: 0 €. Diese Anbieter führen einen dauerhaft kostenlosen Tarif, dessen Preis auf der offiziellen Preisseite geprüft wurde.
- sevdesk — Dauerhaft kostenloser Tarif: 3 Rechnungen bzw. E-Rechnungen pro Monat.
- Accountable — Tarif «Rechnungen Free»: unbegrenzte ZUGFeRD- und XRechnungen, dauerhaft kostenlos.
- easybill — Dauerhaft kostenloser Tarif: 50 Angebote, Aufträge und Rechnungen pro Monat, E-Rechnung eingeschlossen.
- Qonto — Tarif «Starter» für 0 €/Monat, inklusive Geschäftskonto und gesetzeskonformer Rechnungsstellung.
- Papierkram — Dauerhaft kostenloser Free-Tarif mit Basisfunktionen.
Welche dieser Optionen im Einzelfall genügt und wo sie an ihre Grenze stößt, steht auf der Seite zu den kostenlosen Wegen zur E-Rechnung.
Häufige Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen — ohne Übergangsfrist. Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, greift gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.
Brauche ich für die E-Rechnung eine spezielle Software?
Die Regelung schreibt kein bestimmtes Programm vor, sondern ein strukturiertes Format nach EN 16931. In der Praxis erzeugen das Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnungsfunktion. Mehrere Anbieter decken das bereits in einem dauerhaft kostenlosen Tarif ab.
Welche Software kann E-Rechnungen empfangen?
Erstellen und Empfangen sind zwei getrennte Funktionen, die nicht immer im selben Tarif liegen. Bei sevdesk etwa ist das Erstellen ab dem Tarif „Rechnung" enthalten, das Empfangen und Verarbeiten erst ab „Buchhaltung". Der Vergleich auf dieser Seite weist beides getrennt aus.
Reicht ein PDF per E-Mail als E-Rechnung?
Nein. Ein PDF ohne strukturierten Datensatz ist umsatzsteuerlich eine sonstige Rechnung, keine E-Rechnung. Entscheidend ist das maschinenlesbare Format nach EN 16931, nicht der elektronische Versandweg.
Was kostet ein Programm für E-Rechnungen?
Die geprüften Einstiegstarife beginnen bei 0 € für Anbieter mit kostenlosem Kontingent und bei rund 8 bis 12 € netto im Monat für vollwertige Tarife. Der Vergleich zeigt nur Preise, die auf der offiziellen Preisseite des Anbieters geprüft wurden.
Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?
Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind dauerhaft davon befreit, E-Rechnungen auszustellen (§ 34a UStDV). Von der Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, sind sie nicht befreit — diese gilt seit dem 1. Januar 2025 auch für sie.